• 社保故事:档案管理员的烦恼 来源:中国劳动保障新闻网  作者:邓小芳 日期:2013-07-16  分享 |
    [导读]他背着包下车了,而我得继续我的旅行,我目送着他走出列车,内心也有些遗憾,很多业务上的专业知识没有来得及向他讨教。突然看到他还跑到我的窗口敲了敲窗挥手告别,让我万分感谢,忍不住再次看了看他的电话,开始对下一次的交流时间期盼起来……
      一、巧遇

      乘坐在列车上,或许让很多人都感觉到无聊,稍微动一下肩膀就可以挨到对方这么近,现实中却显得如此的陌生和遥远。很多时候一路上一言不发,发呆的看着窗外一闪而过的山,一闪而过的水,在不知不觉中睡着,又在不知不觉中醒来,直到下车时才如梦方醒的拖着行礼头也不回的走了。

      但人与人的相遇有时却的确是一种缘分,当他抱着一叠资料请我让一下,一屁股坐稳在我旁边的位置后,朝我笑了笑“谢谢!”让我有一种对他说不清的好感。人与人的交往,或许就是那么不可思议,有时仿佛彼此相距得很远,但或许彼此一个微笑,一个善意的举动却让彼此拉得很近。

      “你是做档案管理的?”我看着他放下来的一堆资料,忍不住问了一下。

      “是啊,刚学习回来,省里下达了社保档案达标的指导精神,局长学习后很兴奋,表示不仅要达标,还要通过信息化管理好档案,提高整体服务水平,方便百姓办事。”

      他手里不停的将资料整理好,放入笔计本包里,一边跟我很快就攀谈了起来。

      “唉,还一点头绪都没有,回家自己慢慢学习了。”

      “是吗?”我也有些兴奋,因为我自己是从事信息化建设行业的人。现在的信息技术飞速发展,各类技术连自己都感觉“天方夜谭”,但伟大的天才们往往都将这一切变成现实,改变着我们的生活,也正因为这样,才让我对计算机应用保持着一种痴迷的喜爱。

      我也特喜欢这种聊天的方式,相比在办公室,即使再宽敞,那一张深褐色椭圆形的办公桌,一张张黑黑的办公椅,还有头顶上那发着苍白光的灯和直直的坐在你对面说着客套话的人,一切仿佛过于正式和严肃,但此刻,我却在火车上巧遇了一位想通过信息化进行档案管理的社保档案管理员。

      二、烦恼

      他对我没有什么敌意,相反,反倒找到了共同的语言。

      “我们的档案管理从单位成立之日起就建立了,现在都专门腾出了一间大房子存放,还安装了空调等,条件一年比一年好,但现在发现查档案的机率也越来越大,以前一人管档案工作感觉还不饱和,现在加了两人个,我们都感受人手太少,开始忙不过来了。”

      “各地基本上都是这种情况。”对于他发的牢骚,我表示理解。

      “唉,以前是一个冷部门,归办公室管理,档案管理其实只是办公室工作中的一部份,办公室其他很多工作要做呢,但不知怎么时候起,档案管理越来越重要,单位领导、业务科室、参保对象来调阅档案的次数越来越多,现在省里说贯彻人力资源和社会保障部的精神,规范社会保险业务档案管理,维护社会保险业务档案真实、完整和安全,发挥档案的服务作用,提出了很详细具体的要求。看看这些文件。”

      他拎了拎包,苦笑了一下。

      “领导让我来担此重任,拟筹备单独成立档案管理部门,按部里《社会保险业务档案管理规定》和省里要求,当然也是为了单位应用的需要,搞好档案管理,同时让档案都扫描成电子档案,应用到业务中去,真是一项挑战,相信自己能做好。”

      “兄弟,你有没有什么建议?”他从一种美好的憧憬中晃过神来,眨巴着年青又有朝气的眼睛看着我。

      三、方法

      “我想能不能分三部份来讨论档案管理的问题。”我想了一下,提出自己的建议。

      “第一部份是档案室的环境设施管理要求,按档案管理要求,对档案库房、技术用房、档案阅览室和档案陈列展览厅进行部署,同时达到防火、防盗、防潮、防高温、防虫、防霉、防尘、防光等要求。”

      “具体是什么要求呢?”他兴趣大增。

      “相应的工程要求,找档案行政管理部门应该能得到专业的指导。”我有些不好意思,因为这些指标我还真说不上来,看来这是自己需要强化的知识了。

      “噢。”他仿佛有些失望。

      “第二部门就是档案的信息化管理了,哈,这个我倒可以提出自己的一些想法,看看对你有没有帮助。”

      “对于档案管理的制度、分类办法、保管年限、借阅管理等等,我都很清楚,《社会保险业务档案管理规定》中也很明确,你就告诉我怎么样采用信息化整理档案吧,这方面我还没有考虑清楚。”

      他看着我,生怕我东拉西扯一些自己也不清楚的空话。我脸有些红,为自己夸下海口表示信息化是我最喜爱的行业开始表示懊悔,因为信息化只是让人从重复的、有规律的工作中解脱出来,有更多精力和时间去从事更有价值的事情而已,人人都喜欢。信息化只是一个工具,就像一支笔,无论他变得多精美和方便,而要写出优美的文章,还是在于人的思维。

      “那我就直接的提我的建议了,我们面对的档案分两部份,一部份为历史档案,就是长年累月积累下来的档案资料;一部份是目前还在产生的档案资料,两部份的档案资料,构成了整个档案室的资料。”

      他点了点头,表示默认这种说法。  

      1、历史档案的整理

      “很多人都认为将纸质档案变成电子档案是一件很简单的事情,搞一台扫描仪,然后不停的一张张扫描就可以了。”

      “难道不是这样吗?”

      “纸质档案扫描成电子档案不仅仅是一件体力活,并且是一件技术活,整理过程其实很复杂。首先由于历史的积累,档案资料多,一般都有几百万份,上千万页的量;由于社保事业发展的不同阶段,采用的档案纸张各异,需要采集的设备不同,有规范的A4纸,可以批量扫描、有以前薄薄的明细表纸张,需要一张一张扫、还有像一本书一样不好拆分的,需要拍摄仪拍摄;档案是不可再生的资源,面对如此多的历史档案,在采集过程中还要确保档案资料的不缺失、不遗漏、不重复,必须要有科学的管理方式;同时按社保档案管理,如何以档案盒为基础单位进行电子化扫描,确保资料不错乱等,必须要有严格的管理来保证。同时所有的档案不是扫描一下就完了,还需要把这些档案的关键信息输入进去,才能定位这份档案。所以不是简单的将档案扫描一下就实现了档案的电子化,必须建立起一套工作流程和技术规范,才能保障历史档案正确的入库……”

      “这么麻烦啊!”仿佛超出了他的想像,让他有些惊讶。

      “是的,这还是按正规流程,如果遇到时间久了档案破损,还需要专业的去修复;有些时间久远了,字迹都有些模糊,需要睁大眼睛才能仔细辨认出来,在扫描时还需要采用彩色或灰度的扫描方式,纯黑白的扫描可能会根本看不清楚档案的字迹。”

      “看来不是仅凭几个人就可以完成的,是一项知识含量很高的项目。一般人家怎么做呢?

      “一般采用专业的扫描公司来外包,他们不仅拥有多种类型的设备,更关键的都有一套严格的管理方式,来确保档案采集工作的准确性。”

      “档案是保密的,我们要为参保对象负责,没有本人的授权是不可以轻易查阅的。如果外包给公司,不安全。”他有些疑虑。

      “那你可以选择驻场办公,专门设置一个场地,外包公司会自配电脑、多种采集设备、专业人员驻现场来办公,接受你的管理,切断外网的连接,电脑所有的USB口都屏蔽的,同时不允许带纸和笔等物品进去,由于是流水作业,环环相扣,每个人接触的档案只是其中的一部份,如果资料还泄密,那就只能凭外包人员那超强的记忆力了。”

      “如果这样是可以考虑,再说现在档案都规范化了,一般都是采用A3和A4纸,很多设备将历史档案整理了后,一般就不会再使用了。”他仿佛有所悟:“那如果外包,我们需要做什么呢?”

      “其实你们的工作相对简单了,就是每天与外包公司清点他们领取和归还的档案,同时抽查电子化的档案的准确性,当然如果是专业的公司,他们有自己的严格的检测方法,不会轻易出错。”

      “那撒手不管,由他们自己去整理可不行,我们对整个过程都不理解,那不就是失控了。”

      “那我介绍一下一般外包公司的流程,他们会与你核对领取的档案资料后,对需要电子化的档案进行清点,去掉金属物、扫描的纸张分类等;第二步是根据不同的纸张采用不同的设备扫描,变成电子档案;第三步将关键的档案信息录入到电脑,定位每一张电子档案,同时对图片进行纠偏、去污、识别等;第三步会进行专业的检测,如发现不合格品,重新扫描;第四步将档案按实物要求还原,进行档案数量的检验、整理、装订等;第五步录入并校对案卷、打印卷内目录并装订;然后将档案归还给你,归还时仍是以领取时的状态一样,以盒为单位归还;最后他们负责将电子化的档案数据导入到系统中去,供你们应用。

      “这么复杂啊。”

      “是的,如果你自己请人整理,也差不多需要这些流程,才能确保多人合作而不会将档案弄乱,外包的专业公司是接受你的管理的,就等于在这个时间段是你部门的编外人员,你可以随时去检查他们工作中每一个步骤的内容。”

      “对历史档案的扫描多少有个概念了,那新增的档案呢?”他有些兴趣的想讨论下一个问题。

          2、新增档案的采集

      “我们业务在发展,新增档案就源源不断的产生,并汇入到电子档案库中去,如果新增档案没能处理好,会让我们已整理好的历史档案又变乱了。”

      “是的,如果按档案管理要求分类好,有序入库,应该不会乱了。”他感觉新增档案的处理容易多了。

      “将档案分类好是非常关键的,但根据业务的需要,我们最好也根据各类业务特征需要归类好,有的一岗扫描进去,后续多个岗位应用的,实时性很高,可以采用业务经办过程中扫描方式;有些如企业认证类材料,很重要,但实时性不高,可以采用业务经办后集中单笔扫描;还有一些业务量大,但对电子档案应用要求不高,只是业务中需要提供的一些材料或记录,可以采用业务经办后集中去扫描。”

      “如果这样是不是采用的设备不一样呢?”

      “是的,档案扫描业务量小的可以采用扫描仪或高拍仪,档案扫描业务量大的,可以采用专业高速文件扫描仪,根据不同的业务要求可以自由去选择高、中、低档扫描设备。”

      “那不是需要各种扫描的设备,能兼容吗?接口的开发和维护方便吗?”他有些担心起来。

      “现在成熟的档案采集软件是不限扫描设备的。”

          我们聊得很投机,时间也过得很快,他要准备下车了。      

      四、告别

      “你好像只说了二部份,还有第三部份呢?”他边收拾东西准备下车,边质问我。

      “第三部份就是应用了,这个话题就更长了,档案不是为了扫描成电子档案而扫描,而是需要把档案充分的利用起来,所以对于他的安全、传输、存储和条码等也非常关键。不过你先把档案实现电子化,这个基础工作做好了,应用只是根据业务需要,自然而然产生的业务系统。”

      “那只能以后多交流。”我们留下了彼此的电话联系方式。

      他背着包下车了,而我得继续我的旅行,我目送着他走出列车,内心也有些遗憾,很多业务上的专业知识没有来得及向他讨教。突然看到他还跑到我的窗口敲了敲窗挥手告别,让我万分感谢,忍不住再次看了看他的电话,开始对下一次的交流时间期盼起来……
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